30 jaar PTV Benelux: Van kwartetten met vrachtbrieven naar analyseren van what if-scenario’s

In 1990 was Van Mierlo uit Veghel het eerste transportbedrijf met een pc-georiënteerd, interactief ritplanningssysteem. Inmiddels gebruiken honderden vervoerders in Nederland de planningsalgoritmes van PTV. Pionier Dyon van Gaans, oprichter van PTV Benelux, spreekt na dertig jaar nog altijd even begeesterd over transportplanning. “Planners moeten veel meer bezig zijn met het resultaat.”

Dertig jaar geleden begonnen de groeiende files in Nederland steeds meer problemen op te leveren. De eerste gemeenten kwamen met strakke tijdvensters voor de bevoorrading van de winkels in hun binnensteden. Als hoofd planning van het Tilburgse transportbedrijf Wassing zag Dyon van Gaans zijn planners steeds meer in de knoop komen met het toenemende aantal randvoorwaarden. “Dat was ook de tijd dat verladers hun transportorders steeds later inschoten. Niet meer om één, twee of drie uur ’s middags, maar om zes uur ’s avonds. Pas daarna konden de planners beginnen met het schuiven van vrachtbrieven totdat de ritten compleet waren. Vaak zaten ze tot middernacht te ‘kwartetten’ met vrachtbrieven”, herinnert Van Gaans zich.

Er bestond op dat moment al software voor ritplanning, maar dat waren logge, ondoorgrondelijke systemen die draaiden op ‘mainframes’. “Intertour was het eerste pc-georiënteerde ritplanningssysteem. Weliswaar een DOS-systeem, maar voor die tijd wel erg gebruiksvriendelijk. Mijn maatstaf waren de planners van Wassing. Zouden die met dit systeem uit de voeten kunnen? Dat bleek inderdaad zo te zijn.”

Ordis
In 1990 was Van Gaans inmiddels aan het werk bij logistiek adviesbureau Districon. Omdat hij al snel in de gaten had dat een loopbaan als adviseur niets voor hem was, bracht hij met instemming van Districon een bezoek aan PTV, het bedrijf achter Intertour dat hij had leren kennen tijdens zijn studietijd. Van Gaans had maar één vraag: mag ik de software in Nederland verkopen? “1990 was het jaar van de Duitse hereniging. PTV had zijn handen vol aan de Duitse markt, maar gaf me alle vrijheid om in Nederland aan de slag te gaan. Met de aandeelhouders van Districon hebben we een nieuw bedrijf opgericht met de naam Ordis. Vanaf een bovenkamer in Nieuwegein ben ik in mijn eentje begonnen met het bellen van vervoerders”, herinnert Van Gaans zich.

De eerste klant was Van Mierlo, een logistiek dienstverlener uit Veghel die actief was in de bevoorrading van winkels. “Die winkels sloten hun deuren om zes uur ’s avonds. Vijf minuten later ontving Van Mierlo een enorme berg opdrachten die meteen moesten worden ingepland. Onder zeer hoge tijdsdruk, want de volgende dag moesten die winkels alweer worden beleverd. Intertour bracht versnelling en vereenvoudiging in het werk van de planners.”

De doorbraak kwam met klant nummer twee: Teamtrans, een samenwerkingsverband van twaalf transportbedrijven. “Die hadden allemaal hun eigen regio en stuurden elkaar ’s nachts zowel fysiek als elektronisch zendingen door. Bij die Teamtrans-leden begon de hel al om vier uur ’s ochtends, als de planner van dienst voor zijn regio tien of twaalf busjes moest inplannen. Twee uur later stonden de eerste chauffeurs al op de stoep.”

Loyaliteit
Dertig jaar later geeft Van Gaans leiding aan een organisatie met ruim vijftig medewerkers. Het Ordis uit 1990 is door een aandelenruil inmiddels onderdeel geworden van de PTV Group. Samen met de vestiging die in 1999 in België is geopend, is de organisatie omgedoopt in PTV Benelux. Van Gaans is allang geen solist meer, maar een teamspeler die samen met de mannen van het eerste uur Hans Bottelier (directeur PTV Nederland), Ludo Hendrix (directeur PTV België), Vincent Beaufort (business unit manager, professional services) en Davey Nulens  (manager professional services) leiding geeft aan het bedrijf. Tekenend is de loyaliteit van zowel medewerkers als klanten. “We hebben veel medewerkers die al 20 jaar, 25 jaar of nog langer in dienst zijn. Van Mierlo, onze eerste klant, is inmiddels onderdeel van XPO Logistics, maar nog steeds een tevreden gebruiker”, vertelt Van Gaans.

In de strategische keuzes die PTV heeft gemaakt, stond de continuïteit telkens voorop. Van Gaans: “De aandelenruil heeft met alle liefde en plezier plaatsgevonden. Wij wilden graag meer zijn dan alleen een distributeur en in het belang van klanten nauwere banden aanknopen met de producent van onze software. Andersom zag de PTV Group dat we in Nederland een mooi klantenbestand hadden opgebouwd. Die klanten wilden ze graag aan zich binden.”

Continuïteit was ook de reden voor de oprichters en grootaandeelhouders van PTV Group om hun aandelen drie jaar geleden te verkopen aan Porsche Holding, het investeringsbedrijf van de familie Porsche. “De beide oprichters naderden de pensioengerechtigde leeftijd. Ze gaven leiding aan een bedrijf met meer dan 800 medewerkers. Dat laat zich niet zo gemakkelijk overnemen door kinderen. Daarom is gezocht naar een investeerder, maar wel een investeerder die ons de vrijheid bood om zelfstandig te blijven functioneren. Die vrijheid krijgen we van de familie Porsche.”

TLNplanner
Sinds 1990 heeft de ritplanningssoftware van PTV een grote ontwikkeling doorgemaakt. De DOS-versie van weleer is allang vervangen door een Windows-versie. De Intertour-oplossing is vervangen door Smartour en heet nu Route Optimiser ST. Een belangrijke mijlpaal is de samenwerking met Transport & Logistiek Nederland (TLN) wat in 1995 heeft geresulteerd in de TLNplanner. Dit routeplanningssysteem is uitgegroeid tot de standaard voor het berekenen van afstanden en tijden. “We hadden op dat moment enkele klanten in het containervervoer, die werden betaald op basis van kilometers en uren. Dat leidde tot veel discussies over facturen met opdrachtgevers die met hun wegenkaarten en curvimeters het aantal kilometers controleerden.”

TLN was die discussies zat en ging met NEA op zoek naar de beste routeplanningssoftware voor vrachtvervoer. Allereerst is onderzocht of die routeplanners rekening hielden met de beperking voor het vrachtvervoer, denk aan brughoogtes en aslasten. Vervolgens is met geijkte voertuigen gecontroleerd of de berekende afstanden klopten met de praktijk. “Wij hebben die test gewonnen, waarna we op basis van onze routeplanningssoftware TLNplanner hebben ontwikkeld. We hebben nu 5000 klanten in de Benelux, die afstanden en tijden, maar ook tolkosten en CO2-uitstoot berekenen. Een partij als Albert Heijn accepteert geen enkele factuur als de afstanden en tijden niet uit de TLNplanner komen.”

Als andere mijlpaal noemt Van Gaans de start met de verkoop van planningscomponenten onder de naam PTV xServer. Softwareontwikkelaars kunnen die componenten gebruiken om de algoritmes van PTV te integreren in hun eigen systemen. “Daarmee krijgt een gebruiker van bijvoorbeeld een TMS opeens de beschikking over een geïntegreerde TLNplanner.”

Verkeersprognose
De softwareontwikkeling vindt nog steeds plaats op het hoofdkantoor in Karlsruhe, maar de Benelux-organisatie heeft een grote stem daarin. “Binnen de PTV Group worden wij beschouwd als pioniers. Wij waren de eersten die de Windows-versie implementeerden en de eersten die een koppeling met een boordcomputer realiseerden. Wij zijn lid van het expertteam, dat input geeft aan de softwareontwikkelaars”, benadrukt Van Gaans.

Die ontwikkelaars maken niet alleen ritplanningssoftware, maar ook software voor verkeersplanning en verkeerssimulatie. Sinds zes jaar verkoopt het team van Van Gaans die software ook in Nederland. “Die oplossingen voor ritplanning en verkeerssimulatie groeien steeds meer naar elkaar toe, bijvoorbeeld als het gaat om verkeersinformatie. Op dit moment maken planners gebruik van historische en actuele verkeersinformatie. Nu zijn we voor het eerst bezig met het testen van verkeersprognoses. Staat de huidige file op de snelweg naar Groningen er ook nog over twee uur of is die dan opgelost? En welke files kunnen we morgen verwachten, rekening houdend met het weer, met feestdagen en met evenementen zoals voetbalwedstrijden en concerten? Die informatie kunnen klanten straks gebruiken in hun ritplanningssystemen, zodat ze aankomsttijden nog nauwkeuriger kunnen voorspellen.”

Dynamisch plannen
Het werk van planners wordt steeds dynamischer. Real-time data uit boordcomputers, uit lussen in de weg en uit andere databronnen leveren een schat aan informatie op waarmee de planning steeds nauwkeuriger wordt. Nieuwe algoritmes leiden tot nog betere ritten en routes. “Dertig jaar geleden was stadsdistributie misschien nog niet zo spannend, maar nu kunnen we onderscheid maken tussen stops aan de linker- en rechterkant van de weg. Daarvoor zijn andere algoritmes nodig dan bijvoorbeeld containertransport. Vergeet niet dat onze software ook gebruikt wordt door koeriers, trombosediensten en onderhoudsbedrijven. Mede daardoor neemt de functionaliteit nog steeds toe.”

Dynamisch plannen betekent ook meer samenwerken. Route Optimiser ST biedt al de mogelijkheid om met meerdere planners één ritplanning te maken. De planner die de ritten voor Noord-Nederland plant, kan eenvoudig zendingen uitwisselen met de planner van Zuid-Nederland. “Maar denk ook aan transportpartners die kunnen meekijken of zelfs zendingen met elkaar kunnen delen. Dat is voor veel planners even wennen, maar heeft wel de toekomst.”

Kosten en baten
Hoe ziet PTV de toekomst? Hoe zal de rol van planners veranderen? Van Gaans hoopt allereerst dat bedrijven meer strategisch gaan plannen. “Met Route Optimiser kunnen ze what-if scenario’s draaien. Wat als ik de twee depots in Eindhoven en Zwolle vervang door één depot in Utrecht? Wat als ik de ritten voor die postcodegebieden uitbesteed aan een andere vervoerder? Bedrijven die daarvan geen gebruik maken, laten kansen liggen om hun netwerk te optimaliseren. Daarnaast moeten planners veel meer bezig zijn het resultaat. Dertig jaar geleden was zijn functie vooral het sorteren van vrachtbrieven. Nu moet hij ook kijken naar kosten en baten. Een planner heeft de taak om na afloop zijn planning nog eens te analyseren. Welke rit heeft geld opgeleverd en welke niet? Welke klanten kosten alleen maar geld?”

Planners blijven we nodig hebben, daarvan is Van Gaans overtuigd. “Een planner kent zijn klanten en zijn chauffeurs. Onze software is niets meer dan een hulpmiddel. Onze algoritmes houden rekening met restricties, zoals de gewenste aflevertijden van klanten. Maar een planner weet wanneer hij wel en niet van die restrictie kan afwijken. Hij blijft eindverantwoordelijk en moet de software kunnen ‘overrulen’. Dat zal echt nooit veranderen.”