Tourenplanung

Was ist Tourenplanung? Was unterscheidet Sie von der Routenplanung? Wie geht man dabei vor, und für welche Zwecke empfiehlt sich die Nutzung spezialisierter Software? Wir haben alle wichtigen Antworten für Sie zusammengestellt.

Stellen Sie sich einmal vor, Sie wären Disponent oder Disponentin und müssten festlegen, in welcher Reihenfolge Ihr Fahrer fünf verschiedene Kunden anfährt. Kein großes Problem, oder? Tatsächlich gibt es bereits für dieses simple Planungsproblem 120 verschiedene Lösungen und damit 120 mögliche Touren. Verdreifacht sich die Zahl der Kunden, so steigt die Anzahl möglicher Touren auf unglaubliche 1,3 Billiarden. Bei diesem Gedankenspiel handelt es sich um eine simple Form des Travelling Salesman-Problems, auch „Problem des Handlungsreisenden“ genannt.

 

In dieser reinen mathematischen Form tritt es in der Logistik nur selten auf. Denn meist gibt es zahlreiche weitere Beschränkungen und Faktoren, die die Planung einer Fahrt beeinflussen. Diese Faktoren können sein: fixe Liefertermine, verschiedene Öffnungszeiten, unterschiedliche Fahrzeuge hinsichtlich Kapazität und Ausstattung oder kunden- und warenspezifische Vorgaben. Müssen solche Faktoren bei der Planung der Touren berücksichtigt werden, schränkt das zwar die Zahl an möglichen Touren ein, sorgt aber für zusätzliche Komplexität.

 

Hinzu kommt, dass bei es der Tourenplanung nicht „die eine beste Tour“ gibt, sondern verschiedene Möglichkeiten, z.B. die schnellste, kürzeste oder günstigste Tour. Um die „effizienteste“ Tour zu ermitteln, müssen unterschiedliche Kriterien berücksichtigt werden, beispielsweise Fahrstrecke, Fahr- und Servicezeit, Mautgebühren oder Auslastung der Fahrer*innen und Fahrzeuge.

Stopps

Touren/Lösungen

2

2

6

4

24

5

120

6

720

7

5.040

8

40.320

9

362.880

10

3.628.800

11

39.916.800

12

479.001.600

13

6.227.020.800

14

87.178.291.200

15

1.307.674.368.000

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Was ist Tourenplanung?

Die Theorie des Travelling Salesman-Problems zeigt: Ab einer gewissen Menge an Aufträgen muss eine so große Fülle an Faktoren miteinbezogen werden, dass es praktisch unmöglich ist, eine effiziente Tour manuell zu planen. Hier kommt die Tourenplanungssoftware ins Spiel. Mit Hilfe leistungsstarker Algorithmen und Annäherungsverfahren, so genannten Heuristiken, und unter Berücksichtigung der Restriktionen erstellt sie einen optimierten Tourenplan.

Route oder Tour?

Die Begriffe Route und Tour werden häufig synonym verwendet. Im Bereich der Logistik  bezeichnen sie jedoch zwei unterschiedliche Dinge.

 

Route

Bei der Erstellung einer Route geht es darum, die beste Wegführung zwischen zwei oder mehr Punkten zu finden. Die Reihenfolge, in der diese Punkte angefahren werden, steht dabei schon fest.

Eine Route lässt sich nach Fahrtzeit, Kilometerlänge oder Kosten optimieren. Ein speziell auf Lkw abgestimmter Routenplaner berücksichtigt zudem, anders als etwa Google Maps, fahrzeugspezifische Vorschriften und Restriktionen. Ein solches Tool weiß zum Beispiel, dass Gefahrguttransporte Wasserschutzgebiete meiden müssen, hohe Lkws nicht durch niedrige Tunnel passen oder sanierungsbedürftige Brücken nicht für den Schwerlastverkehr zugelassen sind, und passt die Route entsprechend an.

Tour

Bei der Planung von Touren wird sowohl die Zuordnung der Aufträge zu den jeweils einzelnen Touren als auch die Reihenfolge der Stopps innerhalb der Touren festgelegt.

Dabei müssen Zeitfenster, Vorgaben, Anforderungen und die Ausstattung und Kapazität des zu verwendenden Fahrzugtyps berücksichtigt werden. Die Zuordnung von Fahrer*innen, Fahrzeugen oder Depots kann Bestandteil der Planung sein, muss es aber nicht.

Um die Aufträge zu möglichst effizienten Touren zusammenzufassen, empfiehlt sich bei einem größeren Fuhrpark und häufig wechselnder Kundschaft der Einsatz einer Softwarelösung. Sie berücksichtigt bei der Tourenplanung neben Liefermengen, Kapazitäten und Verfügbarkeiten auch zahlreiche weitere Restriktionen, wie zum Beispiel Be- und Entladezeiten, Lenk- und Ruhezeiten oder spezielle Lieferwünsche.

Bei der Planung einer Tour spielen zudem die möglichen Routen zwischen den einzelnen Stopps eine Rolle. Für eine auf Strecke optimierte Tour müssen unter Umständen andere Routen ausgewählt werden, als für eine auf Fahrzeit optimierte Tour.

Definition Tourenplanung

Unter Tourenplanung versteht man die Zusammenfassung, auch Verplanung genannt, von Aufträgen zu einer oder mehrerer Touren und die Festlegung der Belieferungsreihenfolge innerhalb der Touren.

Es gibt unterschiedliche Arten von Touren: Kehren die Fahrzeuge nach einer Tour wieder zum Ausgangsdepot zurück, spricht man von einer Rund- oder Depottour. Bei einer offenen Tour ist dies nicht der Fall. Zudem gibt es reine Auslieferungs- oder Abholtouren und solche, bei denen Güter sowohl geliefert als auch abgeholt werden (Auslieferungs- und Sammeltouren).

Die Ziele der Tourenplanung sind:

  • die ordnungsgemäße Auslieferung der Güter,
  • die Minimierung der Kosten, gefahrenen Kilometer und eingesetzten Fahrzeuge,
  • eine gleichmäßige Auslastung der Fahrzeuge und Fahrer und
  • eine erhöhte Kundenzufriedenheit, durch pünktliche und zuverlässige Lieferungen.

Diese Ziele, sowie eine deutliche Reduzierung der Planungsdauer lassen sich in der Regel nur mit Hilfe einer Softwarelösung erreichen.
 

Restriktionen und Vorgaben berücksichtigen

Touren können manuell, zum Beispiel unter Zuhilfenahme von Listen oder Karten geplant werden. Bei mehreren Fahrzeugen und Aufträgen ist jedoch der Einsatz einer Software ratsam, da nur sie die zahlreichen Planungsanforderungen berücksichtigen und mittels leistungsfähiger Algorithmen optimierte Touren berechnen kann.

Restriktionen bei der Tourenplanung:

  • Individuelle Anforderungen an die Fahrzeugausstattung (z.B. temperaturgeführt, Gefahrgutausstattung, Hebebühne oder Mitnahmestapler)
  • Unterschiedliche Lieferzeitfenster und Fixtermine
  • Lenk- und Ruhezeiten, Arbeitszeitregelungen
  • Unterschiedliche Fahrzeugtypen (z.B. Kleinlaster, Kühlfahrzeug, 7,5-Tonner)
  • Maximale Tourdauer
  • Verladezeiten am Depot
  • Restriktionen am Lieferort (z.B. eine niedrige Einfahrt)
  • Berücksichtigung einer bestehenden Rahmentourenplanung
  • Zusammenladeverbote und sortimentsreine Zustellungen
  • Spezielle Kundenwünsche
  • Multiple Depots
  • Pick-up & Delivery

Strategische, taktische oder operative Planung

Bei der Planung lassen sich verschiedene Zeithorizonte und Herangehensweisen unterscheiden:

  • Strategische Tourenplanung
    Sie kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn ein Unternehmen über einen festen Kundenstamm mit gleichbleibender Auftragslage verfügt. In diesem Fall lassen sich die Fahrer*innen Gebieten zuordnen und Rahmentouren planen. Einmal erstellt, sind sie für lange Zeit gültig und müssen nur bei Änderungen (zum Beispiel neuen Kund*innen) oder in Feiertagswochen, bei denen z.B. ein Tourtag wegfällt, aktualisiert und optimiert werden.
  • Taktische Tourenplanung
    Manche Unternehmen erstellen Grobpläne für die darauffolgenden Wochen und Monate. Solche Wochenpläne erleichtern die Personalplanung und ermöglichen es ihnen, ihren Kund*innen frühzeitig ein Lieferfenster zu nennen (zum Beispiel „KW 13“ oder „Mitte August“). Die Feinplanung erfolgt dann wenige Tage im Voraus.
  • Operative Tourenplanung
    Die operative Planung ergänzt die strategische und taktische Tourenplanung und ist vor allem bei Unternehmen mit schwankender Auftragslage und häufig wechselnden Kund*innen notwendig. Hier werden jeden Tag die Touren für den kommenden Tag geplant, da häufig dann erst alle relevanten Informationen vorliegen. In manchen Fällen ist sogar eine dynamische Tourenplanung nötig, da sich nach Fertigstellung der Planung noch Änderungen ergeben haben und die Tour erneut optimiert werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen einem Transportmanagementsystem (TMS) und einer Tourenplanungssoftware?

Spediteure und Logistikdienstleister verwenden ein Transportmanagementsystem (TMS) zur Abbildung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Schwerpunkt ist die Verwaltung, Durchführung, Kontrolle und Abrechnung ihrer Aufträge.

Transportmanagementsysteme bilden in der Regel auch die Tourenplanung als einen wichtigen Teilprozess ab. Verbreitet ist hier vor allem die manuelle Planung durch die Disponent*innen. Dabei werden die planerischen Entscheidungen ausschließlich durch den Menschen getroffen und anschließend in der Software als Tourenplan abgebildet.

Ist die Planung komplexer – sollen zum Beispiel alle Touren gleichzeitig und unter Einbeziehung von Restriktionen und Vorgaben erstellt werden – empfiehlt sich die Verwendung einer separaten Softwarelösung. Über Schnittstellen wird sie direkt mit dem TMS verbunden, berechnet die Touren und gibt sie anschließend an das TMS zurück.

Möchte man nur mit einer Softwarelösung arbeiten, besteht zudem die Möglichkeit, Vorschlags-, Karten- und Tourenplanungsfunktionen direkt im TMS zu integrieren.

Einsatzgebiete der Tourenplanung

Von der Schweinebesamung bis zum Gerichtsvollzieher, vom Paketdienst bis zur Supermarkt-Belieferung – die Einsatzmöglichkeiten einer Tourenplanungssoftware sind vielfältig und keineswegs auf die Logistikbranche beschränkt.

Großhandel, Produktion, medizinische Dienstleistungen, Außendienst, Servicetechniker, Lieferdienste, Paketboten, Abfallentsorgung, Ride Sharing Anbieter, Schulbusse – sie alle transportieren Güter oder Personen und können von optimierten, kosteneffizienten Touren profitieren. Die Anwendungsmöglichkeiten reichen von Home Delivery über die Distribution in Nah- und Verteilerverkehr, Last Mile Delivery und den Vor- und Nachlauf im Nahverkehr bis zu Mehrtagestouren.

Positiver Nebeneffekt: Manche Unternehmen verwenden die Software nicht nur zur Tourenerstellung, sondern auch zur Reduzierung und Berechnung des zu erwartenden CO2-Ausstoßes. Diese Emissions-Bilanz leiten sie dann an ihre umweltbewussten Auftraggeber weiter oder nutzen sie als Grundlage für Kompensations- und Ausgleichsmaßnahmen. Sogar Pflegedienste können bei ihrer Arbeit von Tourenplanungssoftware profitieren.

Die Basis jeder guten Planung: Exakte Karten und Daten

Eine Tourenplanungssoftware benötigt als Datengrundlage ein digitales Straßennetz. Doch Karte ist nicht gleich Karte. Ihre Qualität ist entscheidend für die Qualität der berechneten Touren.

Hochwertiges Kartenmaterial zeichnet sich durch eine ausgezeichnete Abdeckung, hohe Präzision, Datenplausibilität und Aktualität aus. Sie sollte zusätzlich mit Daten angereichert sein, die für die jeweilige Anwendung erforderlich sind, wie beispielsweise Daten zum Straßennetz oder zu Verwaltungsgebieten, topographische Informationen oder speziell auf eine Lkw-Tourenplanung abgestimmte Angaben (z.B. Brückenhöhen, Achsgewichte, Durchfahrtsverbote).

 

Neben dem Kartenmaterial sind Verkehrsinformationen ein wichtiger Bestandteil für eine optimierte Touren- und Routenplanung.

Es gibt verschiedene Arten von Verkehrsinformationen:

  • Echtzeitdaten über die aktuelle Verkehrslage:
    Dazu gehören unter anderem Informationen zu Staus, Baustellen, Unfällen oder gesperrten Straßen. Diese Informationen werden z.B. zur exakten Berechnung der ETA (Estimated time of arrival / voraussichtliche Ankunftszeit) oder bei der Anpassung der Routenführung bei der Navigation von Fahrzeugen verwendet. Da die Tourenoptimierung in der Regel wenige Tage vor der Durchführung erfolgt, sind diese Daten für die Planung weniger relevant.
  • Statistische oder historische Verkehrsinformationen:
    Hierbei handelt es sich um Verkehrsmuster, die den Verkehrsfluss zu bestimmten Zeitintervallen in Form von statischen Geschwindigkeitsprofilen für bestimmte Straßenabschnitte darstellen.
    Ein Beispiel: Wenn für einen Abschnitt zwischen 17.00 und 19.00 Uhr eine zulässige Höchstgeschwindigkeit von 60 km/h angegeben ist, in der Praxis die tatsächliche Geschwindigkeit eines Lkws verkehrsbedingt im Durchschnitt 30 km/h nicht überschreitet, können diese Information bereits in die Tourenplanung miteinbezogen und damit Verspätungen vermieden werden. Somit werden Planungsergebnisse noch praxistauglicher.

Ein weiteres Qualitätskriterium für eine Karte ist ihre Lesbarkeit. Da hier eine Unmenge an Informationen wie z.B. Aufträge mit Be- und Entladestellen, Depots, geplante Touren, Routen, Fahrzeugpositionen und Statusinformationen angezeigt werden, ist eine übersichtliche und leicht zu erfassende Darstellung wichtig.

Vor der Planung: Datenimport und -Aufbereitung

Bevor man mit einer Softwarelösung tatsächlich die erste Tour planen kann, sind mehrere Vorarbeiten nötig:

  1. Stammdaten anlegen
    Informationen zu Kund*innen (Adressen, Öffnungszeiten, Abladeort), Fahrzeugen (Größe, Diesel/Elektrisch, Kühltransporter, Gabelstapler an Bord), Fahrer*innen (Arbeitszeiten, Qualifikationen, Gebiete) und Depots sind für die Planung unerlässlich. Sie befinden sich meist in einem vorgelagerten System, zum Beispiel einem ERP, das über eine Schnittstelle angebunden werden muss. Alternativ können diese Daten aber auch direkt in der Tourenplanungssoftware hinterlegt werden.
  2. Aufträge importieren
    Ohne Auftragsdaten keine Tourenplanung. Hierbei reicht es oft nicht, die Daten einfach nur zu importieren. Sie müssen meist noch validiert, ergänzt und angereichert werden, denn oft sind sie hinsichtlich der Planungsinformationen unvollständig oder inkonsistent. Um die Adressdaten für die Tourenberechnung nutzbar zu machen, müssen sie zudem geokodiert, also in Koordinaten umgewandelt werden.
  3. Planungsparameter festlegen
    Eine Tourenoptimierung erfolgt klassisch anhand der Zielgrößen Weg und Zeit. Es geht also darum, Fahrstrecken und -zeiten möglichst zu minimieren – bei gleichzeitiger Einhaltung sämtlicher Vorgaben. Welche Kriterien, Nebenbedingungen und Parameter berücksichtigt werden sollen, z.B. Zeitfenster, Arbeitszeiten oder Fahrzeuganforderungen, muss vor der Planung festgelegt werden. Hierzu stehen in der Regel verschiedene Planungsverfahren zur Verfügung, die entsprechend ausgewählt und angepasst werden können.

Was ist Geokodierung?

Kunden- und Auftragsdaten liegen meist nur in Form von Adressen vor. Für die softwaregestützte Tourenplanung und die Kartendarstellung werden jedoch Koordinaten benötigt. Mittels Geokodierung (häufig auch: Georeferenzierung) lassen sich automatisch Adressen in Koordinaten umwandeln. Der Begriff Reverse Geocoding bezeichnet genau das Gegenteil, also die Umwandlung von Koordinaten zu Adressen.

Tourenplanungssoftware als Teil der IT-Architektur

Ein Tool zur Tourenplanung ist kein alleinstehendes System. Um mit ihm optimal arbeiten zu können, benötigt man Anbindungen an Kunden- und Auftragsmanagementsysteme. Das setzt einen gewissen Grad an Digitalisierung im Unternehmen voraus.

Unternehmen investieren große Summen in ERP- oder WMS-Software, modernisieren ihr CRM oder entscheiden sich für ein modernes Telematik-System. Die Tourenplanung kommt dabei oft zu kurz – schließlich kam die Disposition bisher doch auch gut manuell mit Excel, Pinnwand und „Touren legen“ zurecht. Doch mit steigendem Wettbewerbsdruck und dem Wunsch nach mehr Effizienz rückt auch die Tourenplanungssoftware weiter in den Vordergrund und wird zu einem essentiellen Baustein der IT-Infrastruktur.

Über Schnittstellen lässt sich eine Tourenplanungssoftware an externe Computersysteme (zum Beispiel ERP, CRM, WMS, TMS, Telematik), Fahrer-Apps und OnBoard-Units anbinden, sodass Daten schnell und ohne Fehler importiert und Ergebnisse exportiert werden können. Das sorgt für Transparenz und Verlässlichkeit entlang der Lieferkette.

Die Kommunikation läuft jeweils in beide Richtungen. Das Vorsystem liefert dabei in der Regel die Stamm- und Auftragsdaten an die Tourenplanung. Die berechneten Touren und alle damit zusammenhängenden Informationen (zum Beispiel Tournummer, Fahrer*in, Anzahl Stopps, Start- und Endzeit, Ruhezeiten) werden anschließend zurück ans ERP-System gespielt.

Dort lösen sie wiederum nachgelagerte Prozesse aus, wie zum Beispiel die Kommissionierung, Rechnungstellung oder das Retouren-Management. Über eine zusätzliche Anbindung an die Telematik werden die Tour- und Routenpläne direkt an die Tablets oder OnBoard-Units der Fahrer*innen geschickt. Diese liefern im Gegenzug Informationen über den Auftragsstatus.

 

Vorteile einer Tourenplanungssoftware

„Besseres Kundenerlebnis, weniger Kilometerleistung, geringerer Kraftstoffverbrauch, kürzere Arbeitszeiten und gesunkene Kosten. Es ist eine Win-Win-Situation.“ fasst James Taylor, Managing Director von ANC Delivers die Vorteile einer Tourenplanungssoftware zusammen. Seit zwei Jahren arbeitet sein Unternehmen nun mit PTV Route Optimiser und konnte dadurch die Produktivität signifikant steigern.

Das Beispiel zeigt: Eine Tourenplanungssoftware bringt viele Vorteile. Welche das sind?

Reduzierte Transportkosten

Vorteile von Tourenplanung: Kosten sparen

Durch die automatische und optimierte Verteilung der Aufträge auf die verfügbaren Fahrzeuge sind diese besser ausgelastet und Leerfahrten werden vermieden. Dank optimierter Routen wird zudem kein Kilometer zu viel gefahren. So lassen sich im Transportbereich Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erreichen – die Softwarelösung kann sich so bereits nach wenigen Monaten amortisieren.

Transparenz & Verlässlichkeit

Vorteile von Tourenplanung: Transparenz erhöhen

Eine Tourenplanungssoftware gewährleistet eine gleichbleibende Servicequalität, auch wenn die Disponentin im Urlaub ist, der Fuhrparkleiter gerade erst eingestellt wurde oder ein Aushilfsfahrer spontan ein unbekanntes Gebiet übernehmen muss. Das Planungswissen wird nicht länger in Köpfen, sondern in der Software gespeichert und ist damit für alle einseh- und verfügbar.

Zufriedene Kund*innen

Vorteile von Tourenplanung: Zufriedene Kund*innen

Eine Software kann besondere Wünsche und Anforderungen bei der Tourenplanung berücksichtigen. Automatisierte Benachrichtigungen über die erwartete Ankunftszeit (estimated time of arrival – ETA) sorgen für eine Verbesserung des Kundenservices. Und da die Planung dank der Softwarelösung nur noch Minuten statt Stunden dauert, kann die Cut-Off-Zeit zum Vorteil der Kund*innen nach hinten verschoben werden.

Entlastung der Disposition & Zeitersparnis

Vorteile von Tourenplanung: Disponent*innen entlasten

Eine manuelle Tourenplanung bindet die Disposition fast den ganzen Tag. Eine Softwarelösung hingegen erledigt diese Aufgaben in wenigen Minuten. So bleibt den Planer*innen mehr Zeit für strategisch-wirtschaftliche Aufgaben, spontane Änderungen der Tourenpläne und die Betreuung der Fahrer*innen.

Einhaltung der Vorschriften

Vorteile von Tourenplanung: Beschränkungen werden berücksichtigt

Rechtliche und branchenspezifische Vorgaben werden bei der Tourenplanung mit einer Software automatisch berücksichtigt. Dazu gehören zum Beispiel Lenk- und Ruhezeiten, Betriebs- und Vertragsvereinbarungen, Gefahrgutvorschriften, Lkw-Fahrverbotszeiten und Verpflichtungen zum Umweltschutz.

Mitarbeiterzufriedenheit

Vorteile von Tourenplanung: Zufriedene Mitarbeiter*innen

Gute Mitarbeiter*innen sind gerade in der Logistikbranche schwer zu bekommen. Umso wichtiger ist es, sie zu halten und zufriedenzustellen. Mit einer Optimierungssoftware können Sie mit wenig Aufwand realistische und machbare Touren erstellen. Das reduziert nicht nur Stress und Überstunden, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Fahrer*innen und Disponent*innen, denen so mehr Zeit für Familie und Hobbies bleibt.

 

Tourenplanung-PTV-Ro-teaser

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